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中华国际医学交流基金会档案管理制度

来源:本站  作者:CIMF  发布时间:2016/4/14

医基发[2014]024号
(2014年12月24日第四届理事会第七次会议通过)
 
       为加强基金会的档案管理,特建立专项的档案管理制度,将原分散在规章制度各章节的档案管理内容集中,并补充制订业务项目档案管理的部分,形成完整系统的本基金会档案管理制度。
基金会档案管理制度分为三个部分:
一、行政档案管理制度
参照《中华国际医学交流基金会办公室行政工作制度》医基发[2012]027号文件第三章“二、档案管理制度”执行。
二、财务档案管理制度
按照《中华国际医学交流基金会会计档案管理制度》医基发[2012]016号文件执行。
三、业务档案管理制度
1. 业务档案内容:
项目申报资料、项目审批立项资料、项目执行的监督与管理资料、项目结项资料及项目评估资料,年度项目活动开展的计划及总结数据和目录汇总等资料。
2. 档案编码分类:
按照国际部、国内部、专项基金部、媒体部等分类;按照捐赠与应税项目分别备案统计;按照年度时间顺序先后排列。
3. 档案素材要求:
(1)协议、合同类档案要求原件存档,在文件制作时基金会留存两份,其中一份用于业务部门存档备案,一份用于财务入账。
(2)项目流程审批、立项、执行、管理类档案,要求使用经基金会领导审批后的文件资料存档,尽量使用原件存档。
(3)其他与本项目有关的重要资料,尽量使用原件,也可使用复印件。
4. 档案归档时间:
正常在每个自然年度结束时完成档案归档工作,特殊情况延至第二个年度的首季。
5. 档案目录索引:
档案归卷时,必须要有档案卷宗内的文件目录和索引。电子版要有电子版的目录和索引。
6. 电子档案:
纸质档案同时用电子文档备份保存,每年归总在一个电子储存器中。
7. 业务档案责任人:
由业务部门主任或负责人按年度落实整理归档编制,纳入工作业绩考核。

中华国际医学交流基金会
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