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中华国际医学交流基金会公文处理实施细则

来源:本站  作者:CIMF  发布时间:2016/4/14

医基发[2012]031号
(2012年5月31日第四届理事会办公会通过)
 
第一章  总 则
    一、为使中华国际医学交流基金会的公文处理工作制度化、规范化、科学化,参照国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)和卫生部印发的《卫生部公文处理实施细则》(卫办发[2001]103号), 根据基金会实际工作情况,制定本实施细则。
    二、本基金会的公文是在其活动过程中所形成的具有法律效力和规范体式的文书,是进行基金会活动和管理的重要工具。
    三、公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
    四、公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
    五、公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。
    六、本基金会的公文处理工作在秘书长和分管办公室工作的副秘书长的领导下进行。办公室主任对公文处理工作负有管理责任。
七、本基金会办公室是公文处理的主要部门,设专人主管公文处理工作。
 
第二章  公文种类与公文划分
 一、本基金会公文种类
    (一)决定  适用于对重要事项或重大行动做出安排。
    (二)公告  适用于宣布重要事项。奖惩有关单位及人员,变更或撤销分支机构及办事机构不适当的决定事项。
    (三)通知  适用于批转办事机构的公文,转发上级机关和非隶属机关的公文,传达要求办事机构办理和需要有关单位需知或执行的事项,任免人员。
    (四)通报  适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。
    (五)报告  适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
    (六)请示  适用于向上级机关请求指示、批准。
    (七)批复  适用于答复办事机构的请示事项。
(八)意见  适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(九)函  适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十)会议纪要  适用于记载、传达会议情况和议定事项。
二、本基金会公文的划分
(一)基金会文件
适用于下列事项:
1.报送上级机关(卫生部、民政部)的请示、报告、意见。
2.转发上级机关(卫生部、民政部)的有关文件,与有关部门联合发文。
3.印发本基金会工作的重要决定、政策、措施、规范、管理制度等。
4.印发以本基金会名义召开的全国性工作会议、学术会议的通知及有关重要文件。
5.报送工作计划、总结;报送年度预决算、公益计划、筹资项目及投资概算。
6.印发年度工作要点。
7.以本基金会名义通知有关部门、单位的外事接待事项,及办理出入境证件的批件。
8.其他需要以本基金会名义的行文。
(二)基金会通告
适用于以通告形式向社会公布的事宜。
(三)基金会函
适用于下列事项:
1.向有关部门请求批准和答复审批事项。
2.答复不相隶属机关的询问和征求意见。
3.与有关部门商洽工作、征求意见。
4.其他需要以本基金会名义办理的事项。
(四)基金会办公室文件
适用于下列事项:
1.印发贯彻落实以本基金会名义发布的重要决定、措施、规范、管理制度等的具体实施意见或细则。
2.印发本基金会有关决定或会议纪要。
3.印发以本基金会名义召开的工作会议或有关活动的通知。
4.印发本基金会公章启用或废除的通知。
5.报送本基金会规章备案。
6.转发不相隶属机关的重要文件。
7.其他适合以办公室名义的行文。
(五)基金会办公室函
1.向有关部门反映问题、商洽工作、答复询问、汇报工作。
2.征求有关单位对本基金会制定文件的修改意见。
3.办公室业务范围内或受领导委托需协调的业务性、事务性工作。
4.其他需要以办公室名义办理的事项。
 
第三章  公文格式
基金会公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
    基金会公文分为文件格式和信函格式。
一、文件格式
(一)发文机关标识:应当使用发文机关全称或者规范化简称,本基金会统一规定为“中华国际医学交流基金会文件”、“中华国际医学交流基金会通告”、“中华国际医学交流基金会办公室文件”;非同级别机构,不能联合行文;联合行文,主办机关排列在前,由本基金会主办的联合行文,本基金会排列在前。
    (二)发文字号:包括分类、年份、序号。
    编号分工:中华国际医学交流基金会文件、由本基金会主办的联合发文、中华国际医学交流基金会通告和办公室文件由办公室秘书编号。
    基金会文件:按照“医基发”的方法按年度统一编号。
    (三)签发人:上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
    (四)公文标题:行文一定要有标题。标题由发文机关名称、公文主要内容和公文种类组成。发文机关为本基金会。两个以上机关联合发文,标题中不标注发文机关。标题中除法律、法规、规章、标准名称加书名号外,一般不用标点符号。批转、转发公文,标题应避免使用重复用语和相同的公文种类,文字过长时可进行压缩概括,但不能以原文的发文字号代替文件标题。
    (五)主送机关:指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。两个以上主送机关,上行文按照卫生部、民政部等的顺序排列;先系统内后系统外的顺序排列;由本基金会主办的联合下发文件,本基金会系统排列在前;平行文按受理机关的主次顺序排列。
    (六)公文如有附件,应当在发文稿纸首页上注明附件名称;附件为两个以上的,应以阿拉伯数字标明顺序号。
    (七)公文如有附注(需要说明的其他事项,如需要解释的名词术语、公文的传达使用方法等),应在发文稿纸首页上标注。
    (八)公文应当标注主题词(内部行文及部门信函除外),每件公文不超过5个词组。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
    (九)公文应当加盖印章。由本基金会主办联合上报的公文,由本基金会加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应加盖印章。
    (十)抄送机关:指除主送机关外需要知晓公文内容的其他机关,应当使用全称或规范性简称、统称。两个以上抄送机关的排列顺序同本章(五)。
    (十一)成文日期应以负责人的签发日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
    (十二)公文的印发机关一律标印“中华国际医学交流基金会”,印发时间应标印付印时间。
    (十三)公文中各组成部分的标识规则,参照国家行政机关公文格式国家标准,制作出统一样式,依此执行。内部行文格式对纸张规格、字体、字号亦作统一要求。
(十四)公文用纸(包括发文稿纸首页、草稿、正本等)一律采用60g~80g A4型复印纸或胶版纸,左侧装订。
二、信函格式
1.以函的形式发文,一律使用中华国际医学交流基金会便函纸,应加盖公章。
    2.本基金会函由办公室秘书编号。
    3.本基金会函的编号方法为“医基函”+年份+顺序号(其中年份应加方括号,下同)。
4.函的格式:便函的标题、主送机关、成文日期;附件、抄送机关、印发机关和印发日期等组成部分的标识规则与文件格式相同;编号位置在红线下空两行、标题上两行、右齐;如有急缓,标在编号上方。
 
第四章  行文规则
一、行文应当确有必要,注重效用,并应根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
    二、与本基金会以外的其他相应机关进行工作联系确需行文时,可以函的形式行文。以函的形式行文时应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。
    三、本基金会在职权范围内,可以与卫生部、民政部等单位相互行文。
    四、本基金会可以与其他全国性社团、具有行政职能的同级事业单位联合行文。
    五、发文涉及其他部门职责时,主办部门应主动协商、会签,取得一致意见后再行文。
    六、“请示”与“报告”要分开。“请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得同时抄送其下级机关。请示上级机关的紧急事项,应抓紧做好前期工作,并给基金会领导和上级机关留出研究、决策的时间。需在上报请示中标明“急件”、“特急”的,必须在文中说明紧急原因。
七、“报告”中不得夹带请示事项。除上级领导直接交办的事项外,不得以机关名义直接向上级机关领导同志报送“请示”、“报告”、“意见”。
 
第五章 发文办理
一、发文办理过程
指以本基金会名义制作封发公文,一般包括拟稿、审核、签发、复核、编号、印制、校对、用印、封发等程序。
    (一)发文(含会函、通告)办文程序
    主办人拟稿→秘书长审核→基金会领导审核及签发→主办部门封发。
    (二)联合发文
    以本基金会为主与有关单位的联合发文,按照发文办文程序,由本基金会领导签发后,承办部门依次送有关单位签发(一般不使用复印件会签),各单位均签发后,办公室秘书复核、编号、送印、用印,承办部门校对、封发。
    有关单位会签本基金会的联合发文,先由承办部门在5个工作日内提出处理意见后,交办公室秘书核稿,办公室主任审核,本基金会领导签发,由承办部门寄送有关单位。
二、草拟公文要求
(一)符合国家的法律、法规及本基金会有关规定。如提出新的规定或办法,要切实可行并加以说明。
   (二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
    (三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(四)起草公文时正文一律打印,使用3号仿宋体字,每页不超过22行,每行不超过28个字。填写发文稿纸首页和修改公文用笔用墨必须符合存档要求(钢笔或毛笔,碳素墨水、蓝黑墨水、墨汁)。填写首页的要求是:
1.拟制紧急公文,应当根据实际需要确定紧急程度,紧急程度分别标明“急件”、“特急”,未同时加注紧急原因的视为一般公文。
2.拟稿人应当注明部门。
3.拟稿人、核稿人、签发人、校对人在签名时应同时注明时间。
    (五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题,后引发文字号。在文中重复使用的名称或使用非规范化简称,第一次出现时要使用全称并注明简称后方可使用简称。外文及外文缩写、国际组织外文名称及其缩写应在第一次出现时注明准确的中文译名。
    (六)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
    (七)应当使用国家法定计量单位。
(八)公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
三、文件编号分类及管理规定
(一)文件编号分类
1. 外发、下发文:本基金会外发、下发文主要划分为四类:医基请、医基发、医基函、医基联。
2. 内发文:本基金会下属部门内发文分类以机关部门为类别。
    (二)文件编号管理规定
1. 目的:为规范本基金会及下属部门文件管理,特制订本规定。
2. 适应范围:适用于本基金会及下属部门文件。
3. 文件编号规定:文件编号格式及示例如下:
(1)外发、下发文:
医基请[201×]×××号
医基发[201×]×××号
医基函[201×]×××号
医基联[201×]×××号
注①:[201×]的“×”为发文年份的尾数,用数字表示。
注②:×××号的“×××”为文件顺序号,根据发文时间顺序编排,用数字表示;各年份顺序号从001开始。
示例:医基发[2015]001号。
   (2)内发文:
部门代码[201×]×××号
注①:基金会下属部门发文编号类别以字母代码表示。各部门及代码:办公室BG,财务部CW,国际项目部W,国内项目部N,专项基金管理部Z,媒体部M,金十字计划工作委员会JS。
注②:“[201×]×××号”释义同上述外发、下发文。
示例:基金会办公室2015年的第一个内发文件:BG[2015]001号。
(3)基金会业务文件(公益项目资料):编号格式见《中华国际医学交流基金会公益项目流程》医基发[2014]029号。
内发文及业务文件编号由各部门自行按规定编写并在文件右上角注明。

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