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中华国际医学交流基金会办公室行政工作制度

来源:本站  作者:CIMF  发布时间:2016/4/14

医基发[2012]027号
(2012年6月8日第四届理事会第二次会议通过)
 
第一章  总 则
二、本制度适用于本基金会所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合实际工作,根据不同的制度内容编写相应的规范化要求,力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证本基金会的办公事务有效开展。
四、办公室人员应明确各项工作职责,简化工作流程。
 
第二章  职责范围
一、办公室人员直接受秘书长领导,在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、负责本基金会文书管理、办公用品管理、会议管理等工作,保证各项事务有序开展。
四、为各部门工作开展提供相应的服务。
五、负责本基金会对内、对外公共关系的维护和加强,做好来客接待和基金会的对外宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部咨询,上传下达各种指令,及时做出整理。
七、完成上级交代的其他工作。
 
第三章  办公室事务管理
一、文件管理制度
第一条  管理要点
1. 文件管理的范围包括:上级下发文件、基金会各类制度文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
2. 根据文件属性、类别,对文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文件记录以备查阅。
第二条  制度规范
1. 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员执行。
2. 本基金会上报下发文件由办公室负责,各部门一律不得自行向上、向下发送文件。
3. 本基金会发文的文件由办公室起草和审核,秘书长或理事长签发;各部门需要发文的文件由各部门负责起草,办公室审核、打印,秘书长或理事长签发。
4. 凡寄至本基金会的文件等,由办公室签收并做好相应记录。
5. 各部门因工作需要可借阅文件,需严格履行借阅手续。办公室人员登记借阅情况,并限期清理。
6. 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案。
7. 根据存档时间及存档必要性对文件进行销毁,需上报本基金会领导签字批准。
    第三条  文件管理流程
1. 发文管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→上报∕下发文件→文件存档
2. 收文管理流程:外部收文→文件整理→文件存档
3. 借阅流程:借阅人提出申请,办理手续→批准→借阅→退还
二、档案管理制度
第一条  管理要点
1. 档案管理范围:本基金会各类证照、文件、项目材料等应存档的信息资料。
2. 根据文件管理编号,将对应资料进行相应的归档、整理、备注。
第二条  制度规范
1. 应归档的文件、资料由办公室人员负责收集,包括批复、协议、附件等。
2. 所有归档文件经过初步整理,根据时间先后顺序再按同一项目文件资料集中整理,并贴上标签。
3. 坚持平时归档与年终归档结合。
4. 各部门需借阅相关档案时,须由办公室主任同意签字后方可借阅。
5. 档案管理人员必须遵守保密规定,履行保密手续。
    第三条  档案管理流程
信息资料整理→排序,编号→存档→借阅→归还
三、办公用品、设施管理制度
    第一条  管理要点
1. 办公室人员负责办公用品、设施的管理工作。
2. 实行“日清月结、出入库等量、年终查存统计”原则。
3. 办公用品、设施的采购应进行多方比较,保证性价比和质量,合理开支,节约办公经费。
    第二条  制度规范
1. 办公用品及设施的采购、保管、发放工作由办公室负责。
2. 购置程序:每月27日前办公室人员统计各部门需求、月末办公用品实际库存、本月用量,做出采购计划,经主管领导批准、签字后购买。对急用品的采购,可根据实际情况灵活处理,但必须经主管领导批准。
3. 对办公用品进行及时入库登记,注明名称、数量、单价、出入库时间等。
4. 办公室建立本基金会固定资产清单,每年进行一次整理。
5. 定期对办公用品进行盘点,核实库存。
第三条  办公用品、设施管理流程
统计需求→编制计划→采购→入库登记→领用、出库登记→定期盘点
四、会议管理制度
    第一条  管理要点
1. 清楚会议召开目的,明确会议要点,做好准备工作。
2. 按照制度规定,严格会议管理,及时、准确通知参会人员,确保会议顺利进行。
    第二条  制度规范
1. 根据领导决定,选定会议时间、地点,及时通知参会人员。
2. 办公室人员提前到会场布置,负责参会人员签到,做好会议记录。
3. 办公室人员根据会议记录整理好会议纪要,交本基金会领导审定。根据时间排列,将所有会议记录、会议纪要和电子资料整理并归档。
4. 会议相关文件如需查阅应按照文件管理制度执行。
第三条  会议管理流程
1. 会前:通知参会人员、准备会议资料、布置会场、签到
2. 会中:会议记录
3. 会后:整理会议记录、会议纪要;会议资料存档
五、日常事务管理
(一)接待管理
1. 对待来客应主动、热情、礼貌。
2. 接待人员问清来客意图,引领其见所需见的人员,并端上茶水,做好后续工作。
(二)报刊收发整理
1. 办公室人员根据实际工作情况订阅报刊。
2. 办公室人员负责每日收取报纸,整理放置在指定位置,并定期清理。

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