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中华国际医学交流基金会财务计算机管理制度

来源:本站  作者:CIMF  发布时间:2016/4/14

医基发[2012]016号
(2012年9月13日第四届理事会办公会通过)
 
       财务计算机管理是基金会现代化、科学化管理的重要环节,为规范财务计算机管理,特制定本制度。
一、岗位责任制度
1.财务计算机管理员(简称管理员)工作职责:管理员由财务主管兼任,负责财务管理系统软件的运行、管理和协调工作,必须熟悉财务管理和会计业务,具备一定的计算机知识,对本基金会整个财务管理系统软件的运行负总责。其工作职责是:
  (1)负责财务管理系统软件的日常管理,监督并保证计算机及财务管理软件安全、正常、有效地运行,发生故障及时组织协调有关人员排除,一旦出现重大异常情况,应及时向本基金会领导报告。
  (2)负责财务管理设备、软件、数据及档案资料等资源的调用、修改和更新报批,更换设备时应保证财务管理数据的连续与安全。
  (3)负责检查和审核计算机输出的账表、凭证数据以及其他有关资料的正确性和及时性。
2.财务计算机操作员(简称操作员)工作职责:操作员由经过专业培训的财务会计担任,负责财务管理系统软件的账务处理和财务公开生成,必须熟悉本基金会财会业务,有一定的计算机知识,熟悉使用软件,熟练录入会计数据;严格按系统软件的规定程序操作,不得越权操作与自己工作无关的内容。其工作职责是:
  (1)负责设置账务、填制凭证、记账、结账、登记生成各类账表和公开内容等工作。对记账凭证和原始凭证内容等录入数据的正确性、准确性负责,对录入完毕的数据进行核对,核对无误后交审核员审核、备份。
  (2)负责输出数据(包括打印输出账簿、报表)。会计业务处理结束后,按月(季)输出记账凭证、报表和现金、银行存款日记账,年终打印输出会计账簿、年度报表等各类数据资料,经核对无误后装订成册。并按会计档案管理要求存档保管,作好会计软件及各类数据资料的安全保密工作。
(3)负责各类备份数据和存档数据的生成与安全,以及必要时的数据恢复。备份数据和存档数据应存储在除C盘外的其他盘中,并建立署有本基金会名的文件夹。
(4)负责发现和及时排除计算机出现的各类故障,如不能排除,应果断采取相关措施紧急处理,以保证数据安全,并及时报告管理员。
(5)在财务管理软件运行初期,负责核对每次初始设置、录入凭证与手工账,发现错误按规定程序及时清查更正。
(6)负责财务网络的安全正常工作。掌握最新的网络发展动态,关注新出现的病毒,及时做好软件升级、补丁工作,定期杀毒和更新杀毒软件,所有介质(包括软盘、光盘、U盘等)必须先进行病毒检测、消除后,才能进行其他操作,以保证计算机不受病毒干扰。
3.财务计算机审核员(简称审核员)工作职责:审核员由财务主管担任,负责审核输入数据和输出数据的正确性,审核员必须熟悉本基金会财务管理业务和会计业务,具备一定的计算机知识。其工作职责是:
(1)负责审核各类录入数据和凭证,包括各类代码的正确性、摘要的规范性和数据的合法性与准确性,审核无误后审批认可。
(2)负责审核各类凭证和输出账表等数据,对不真实、不合法、不完整的不予确认,应退还整改后再进行审核。
(3)财务管理软件运行初期,负责核对手工账与微机账,发现错误按规定程序及时清查更正。
二、操作管理制度
1.计算机必须设置开机密码,严禁泄漏开机密码,因失密导致差错和事故的,根据造成的危害程度,按照有关法律法规予以处理。
2.操作员、审核员要严格按照业务分工的权限,设置财务管理系统软件个人操作密码,并做好严格的保密工作,杜绝未经授权人员操作系统软件。
3.操作员、审核员操作时必须精力集中,认真负责,严格按照操作规程和用户手册及系统提示进行操作、审核,确保各数据信息的正确、真实、完整。
4.已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核、备份的,不得进行记账、结账。
5.在财务管理系统运行中,不得在系统电脑上进行网络游戏、个人文字处理、上网聊天和查阅新闻资料等影响电算化数据安全的其他操作。
6.操作员如要离开现场,必须在离开前退出系统软件程序,并按正常步骤关机,以防止他人越权操作。
7.操作员要建立上机操作记录簿,记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。记录簿由操作员自行保管备查。
三、计算机硬软件和数据管理制度
1.财务管理系统软件必须安装在财务部办公室的计算机中。
2.财务部办公室禁止用火,小心用水,计算机和打印机应定期保洁,保持良好的卫生环境,防止发生意外事故。
3.任何单位和个人不得占用、挪用财务办公室的计算机、打印机等设备。
4.确保会计数据和系统软件的安全保密,防止对数据和软件的非法复制、修改和删除;对磁性介质存放的数据要保存双备份。
5.修改或升级改版正在使用的财务管理系统软件,要根据软件要求组织实施;更换计算机硬件设备,要有上级主管部门的审批手续。在系统软件修改、升级改版和硬件更换过程中,由管理员等有关人员现场监督,要保证会计数据的连续性和安全性。财务其他人员不得自行修改和升级。
6.健全计算机硬件和系统软件故障排除管理措施,保证会计数据的完整性。
7.健全必要的计算机病毒防治措施。
8.计算机及其设备如丢失、损坏或发生火灾等意外事故,必须立即上报本基金会领导及主管部门,并在查明原因后提出处理意见。

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