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中华国际医学交流基金会档案管理制度

来源:本站  作者:CIMF  发布时间:2018/5/22

医基发〔2017〕081号
(2014年12月24日第四届理事会第七次会议通过)
(2017年12月20日第五届理事会第三次会议修订)

        为加强基金会的档案管理,特建立专项的档案管理制度,将原分散在规章制度各章节的档案管理内容集中,并补充制订业务项目档案管理的部分,形成完整系统的本基金会档案管理制度。
        基金会档案管理制度分为四个部分:
        一、行政档案管理制度
        参照《中华国际医学交流基金会办公室行政工作制度》(医基发〔2017〕072号)文件第三章“二、档案管理制度”执行。

        二、财务档案管理制度
        按照《中华国际医学交流基金会会计档案管理制度》(医基发〔2017〕059号)文件执行。

        三、业务档案管理制度
        1. 业务档案内容:
        项目申报资料、项目审批立项资料、项目执行的监督与管理资料、项目结项资料及项目评估资料,年度项目活动开展的计划及总结数据和目录汇总等资料。
        2. 档案编码分类:
        按照国际部、国内部、专项基金部、媒体部等分类;按照捐赠与应税项目分别备案统计;按照年度时间顺序先后排列。
        3. 档案素材要求:
        (1)协议、合同类档案要求原件存档,在文件制作时基金会留存两份,其中一份用于业务部门存档备案,一份用于财务入账。
        (2)项目流程审批、立项、执行、管理类档案,要求使用经基金会领导审批后的文件资料存档,尽量使用原件存档。
        (3)其他与本项目有关的重要资料,尽量使用原件,也可使用复印件。
        4. 档案归档时间:
        正常在每个自然年度结束时完成档案归档工作,特殊情况延至第二个年度的首季。
        5. 档案目录索引:
        档案归卷时,必须要有档案卷宗内的文件目录和索引。电子版要有电子版的目录和索引。
        6. 电子档案:
        纸质档案同时用电子文档备份保存,每年归总在一个电子储存器中。
        7. 业务档案责任人:
        由业务部门主任或负责人按年度落实整理归档编制,纳入工作业绩考核。

        四、档案管理监督责任制度
        档案制度监督检查责任部门为本基金会办公室。

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