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中华国际医学交流基金会办公室行政工作制度

来源:本站  作者:admin  发布时间:2012/12/25

 

中华国际医学交流基金会办公室行政工作制度
医基发[2012]第027号
(2012年9月13日第四届理事会办公会通过)
                                             
第一章           总则
二、本制度适用于基金会所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合实际工作,根据不同的制度内容编写相应的规范化要求,力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证基金会的办公事务有效开展。
四、办公室人员应明确各项工作职责,简化工作流程。
 
第二章           职责范围
一、 办公室人员直接受秘书长领导,在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、 负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、 负责基金会文书管理、办公用品管理、会议管理等工作,保证各项事务有序开展。
四、 为各部门工作开展提供相应的服务。
五、 负责基金会对内、外公共关系的维护和加强,做好来客接待和基金会的对外宣传等工作。
六、 收集各部门反馈信息和外部咨询,上传下达各种指令,及时做出整理。
七、 完成上级交代的其他工作。
 
第三章          办公室事务管理
一、文件管理制度
第一条 管理要点
1.  文件管理的范围包括:上级下发文件、基金会各类制度文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
2.  根据文件属性、类别,对文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文件记录以备查阅。
第二条          制度规范
1.  文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员执行。
2.  基金会上报下发文件由办公室负责,各部门一律不得自行向上、向下发送文件。
3.  基金会发文的文件由办公室起草和审核,秘书长或理事长签发;各部门需要发文的文件由各部门负责起草,办公室审核、打印,秘书长或理事长签发。
4.  凡寄至基金会的文件等,由办公室签收并做好相应记录。
5.  各部门因工作需要可借阅文件,需严格履行借阅手续。办公室人员登记借阅情况,并限期清理。
6.  按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案。
7.  根据存档时间及存档必要性对文件进行销毁,需上报基金会领导签字批准。
第三条         文件管理流程
1.  发文管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→上报/下发文件→文件存档
2.  收文管理流程:外部收文→文件整理→文件存档
3.  借阅流程:借阅人提出申请,办理手续→批准→借阅→退还
二、        档案管理制度
第一条  管理要点
1.  档案管理范围:基金会各类证照、文件、项目材料等应存档的信息资料。
2.  根据文件管理编号,对对应资料进行相应的归档、整理、备注。
第二条  制度规范
1.  应归档的文件、材料由办公室人员负责收集,包括批复、协议、附件等。
2.  所有归档文件经过初步整理,根据时间先后顺序再按同一项目文件材料集中整理,并贴上标签。
3.  坚持平时归档与年终归档结合。
4.  各部门需借阅相关档案,须由办公室主任签字后方可借阅。
5.  档案管理人员必须遵守保密规定,履行保密手续。
第四条  档案管理流程
      信息资料整理→排序,编号→存档→借阅→退还
三、办公用品、设施管理制度
第一条  管理要点
1.  办公室人员负责办公用品、设施的管理工作。
2.  实行“日清月结,出入库等量、年终查存统计”原则。
3.  办公用品、设施的采购应进行多方比较,保证性价比和质量,合理开支,节约办公经费。
第二条  制度规范
1.  办公用品、设施的采购、保管、发放工作由办公室负责。
2.  购置程序:每月27日前办公室人员统计各部门需求、月末办公用品实际库存、本月用量,做出采购计划,经主管领导批准、签字后购买。对急用品的采购,可根据实际情况灵活处理,但必须经主管领导批准。
3.  对办公用品进行及时入库登记,注明名称、数量、单价、出入库时间等。
4.  办公室建立基金会固定资产清单,每年进行一次整理。
5.  定期对办公用品进行盘点,核实库存。
第三条 办公用品、设施管理流程
统计需求→编制计划→采购→入库登记→领用、出库登记→定期盘点
四、        会议管理制度
第一条 管理要点
1.  清楚会议召开目的,明确会议要点,做好准备工作。
2.  按照制度规定,严格会议管理,及时、准确通知参会人员,确保会议顺利进行。
第二条 制度规范
1.  根据领导决定,选定会议时间、地点,及时通知参会人员。
2.  办公室人员提前到会场布置,负责参会人员签到,做好会议记录。
3. 办公室人员根据会议记录整理好会议纪要,交基金会领导审定。根据时间排列,将所有会议记录、会议纪要和电子资料整理并归档。
3.  会议相关文件如需查阅应按照文件管理制度执行。
第三条 会议管理流程
会前:通知参会人员、准备会议资料、布置会场、签到
会中:会议记录
会后:整理会议记录、会议纪要;会议资料存档
五、    日常事务管理
(一)接待管理
1.  对待来客应主动、热情、礼貌。
2.  接待人员问清来者意图,引领其见所需见的人员,并端上茶水,做好后续工作。
(二)报刊收发整理
1.  办公室人员根据实际工作情况,订阅报刊。
2.  办公室人员负责每日收取报纸整理放置在指定位置并定期清理。

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